Оформление и подшивка карточек-справок по заработной плате требует соблюдения правил архивного делопроизводства. Рассмотрим пошаговую процедуру формирования и систематизации этих документов.
Содержание
1. Подготовка документов к подшивке
- Проверка полноты всех карточек-справок
- Сортировка по алфавиту или табельному номеру
- Выравнивание краев документов
- Удаление скрепок и скобок
2. Необходимые материалы для подшивки
| Материал | Назначение |
| Архивная папка | Для хранения подшитых документов |
| Шнуровка или нитки | Для сшивания документов |
| Игла с широким ушком | Для продевания шнуровки |
| Обложка из картона | Для защиты документов |
3. Пошаговая инструкция по подшивке
3.1. Формирование дела
- Разделите документы по месяцам или кварталам
- Сформируйте отдельные папки по периодам
- Расположите карточки в хронологическом порядке
- Добавьте опись документов в начале дела
3.2. Процесс сшивания
- Сделайте 3-4 отверстия по левому краю
- Проденьте шнуровку через отверстия
- Завяжите узел на обратной стороне
- Наклейте бумажную пломбу на узел
- Укажите количество листов и подпись ответственного
4. Требования к оформлению обложки
| Элемент | Содержание |
| Название организации | Полное официальное наименование |
| Период | Месяц и год документов |
| Количество листов | Цифрами и прописью |
| Срок хранения | Согласно номенклатуре дел |
5. Правила хранения
- Храните в сухом помещении
- Обеспечьте защиту от солнечного света
- Соблюдайте сроки хранения (не менее 5 лет)
- Ограничьте доступ посторонних лиц
6. Электронный вариант архива
- Сканируйте подшитые документы
- Систематизируйте файлы по папкам
- Создайте резервные копии
- Используйте систему электронного документооборота
Правильно оформленные и подшитые карточки-справки по заработной плате обеспечивают порядок в кадровом делопроизводстве и соответствие требованиям трудового законодательства.
